چهار رفتار کلیدی، از احوال‌پرسی گرم و کنترل لحن تا توجه به گفت‌وگوهای کوتاه و تشخیص زمان مناسب پایان مکالمه، می‌تواند افراد را در محل کار دوست‌داشتنی‌تر، حرفه‌ای‌تر و موفق‌تر نشان دهد.
به‌گفته ونسا ون ادواردز، پژوهشگر رفتار، نویسنده پرفروش و مدرس برنامه «ارتباطات سازمانی مؤثر» در دانشگاه هاروارد، ارتباطات قوی یکی از مهم‌ترین ابزارهای موفقیت شغلی است. او می‌گوید با چند تغییر کوچک می‌توان به‌طور چشمگیری کیفیت تعاملات روزانه را بهبود داد، از جمله با اولین سلامی که به همکاران می‌گویید. ون ادواردز توصیه می‌کند: «عادت کنید افراد را با گرمی و صمیمیت احوال‌پرسی کنید؛ چه با یک لبخند، یک تکان‌دادن سر یا یک "صبح بخیر" کوتاه.»
اما این فقط آغاز کار است. هنگام صحبت، باید به زیر و بمی صدا و نحوه تغییر لحن نیز توجه کرد. ون ادواردز می‌گوید: «سعی کنید جملات خود را با افت لحن تمام کنید. از بالا رفتن سوالیِ لحن در پایان جمله‌های خبری پرهیز کنید. این موضوع به‌ویژه در اولین برخورد و زمانی که اطلاعات مهمی را بیان می‌کنید اهمیت دارد. این را به یک عادت روزانه تبدیل کنید.»
گفت‌وگوهای کوتاه را جدی بگیرید
لورین کی. لی، سخنران کلیدی، مدرس لینکدین‌لِرنینگ و نویسنده کتاب «حضور فراموش‌نشدنی» معتقد است که افراد دوست‌داشتنی حتی به گفت‌وگوهای کوچک و ظاهراً بی‌اهمیت نیز توجه نشان می‌دهند. او می‌گوید: «افراد بسیار محبوب این تعاملات را ضروری می‌دانند، نه اختیاری. آن‌ها حتی در تبادل‌های سریع هم کاملاً حضور دارند.»
این لحظات شاید کوچک به‌نظر برسند، اما در طول زمان اثر انباشته دارند؛ باعث می‌شوند انسانی‌تر دیده شوید و روابط کاری قوی‌تری شکل بگیرد. توصیه او این است: «دفعه بعد که عجله دارید گفت‌وگوی کوتاه را رها کنید، کمی بیشتر بمانید، یک سؤال اضافه بپرسید و با دقت گوش بدهید. این رفتار در ذهن افراد می‌ماند.»
بدانید چه زمانی باید مکالمه را پایان دهید
یکی از مهارت‌های ارزشمند ارتباطی «خواندن فضا» یا تشخیص زمان مناسب برای ادامه یا پایان گفت‌وگوست. الن هندریکسن، روان‌شناس بالینی دانشگاه بوستون، می‌گوید اگر فرد مقابل فقط پاسخ‌های کوتاه و بی‌علاقه می‌دهد مثل «اوه»، «واقعاً؟»، «آها» تلاش برای ادامه مکالمه ضروری نیست. او می‌نویسد: «در چنین مواقعی بهتر است گفت‌وگو را رها کنید و بعداً دوباره امتحان کنید.»
هندریکسن به مفهوم «دستگیره‌های گفت‌وگویی» اشاره می‌کند؛ عبارتی که نخستین‌بار توسط دانشمند علوم اجتماعی، آدام مستروینی، مطرح شد. دستگیره‌های گفت‌وگویی نشانه‌هایی‌اند که نشان می‌دهند فرد مقابل به ادامه صحبت علاقه دارد؛ مانند وقتی چیزی توجه‌تان را جلب می‌کند، شما را یاد موضوعی دیگر می‌اندازد، سؤالی در شما برمی‌انگیزد یا باعث می‌شود بگویید «وای! منم همین‌طور!»
افرادی که در تلاش برای ایجاد رابطه‌اند، ممکن است نبود این نشانه‌ها را به‌عنوان فرصتی برای پرسیدن سؤال‌های بیشتر ببینند. اما به‌گفته هندریکسن، کوتاه‌کردن مکالمه نه‌تنها شما را غیردوست‌داشتنی جلوه نمی‌دهد، بلکه می‌تواند شما را صمیمی‌تر و قابل‌ارتباط‌تر نشان دهد. او می‌نویسد: «به‌ویژه برای کمال‌گراها که عادت دارند همیشه استانداردهای بالا داشته باشند، پایین آوردن سطح انتظار شاید سخت باشد، اما همین کار باعث می‌شود افراد بیشتری بتوانند وارد رابطه شوند و احساس راحتی کنند.»
